Klippekort-skabelon til kunder: gratis aftale i Word

Hvad er et klippekort i en virksomhed?

Et klippekort er en pakke timer, som kunden betaler for på forhånd, fx 10 eller 20 timer. Hver gang du arbejder for kunden, trækkes tiden fra pakken. Når saldoen er ved at være brugt, køber kunden en ny pakke.

Modellen er udbredt hos webbureauer, IT-konsulenter, designere, bogholdere og rådgivere, altså alle, der løser mange små opgaver for de samme kunder. Du får pengene før arbejdet, og kunden slipper for et nyt tilbud hver gang, der skal rettes noget.

Det skal stå i aftalen

Skabelonen har syv afsnit. De fleste uenigheder om klippekort opstår, fordi et af dem mangler:

• Parter: navn og CVR på begge.
• Klippekortet: antal timer, timepris, samlet pris ekskl. moms og gyldighed. 12 måneder er normalt.
• Anvendelse og trækning: hvilke ydelser timerne dækker, mindste trækningsenhed (fx 15 minutter), og om transport tæller med.
• Betaling: klippekortet faktureres ved indgåelse, og timerne kan først bruges, når der er betalt.
• Udløb og refusion: hvad der sker med ubrugte timer, og hvor tidligt du varsler kunden.
• Øvrige vilkår: opgaver uden for klippekortet kræver en særskilt aftale.
• Underskrifter fra begge parter.

Tre ting, der ofte bliver glemt

1. Mindste trækningsenhed

Trækker du 5 minutter for en hurtig mail eller et kvarter? Skriv det ned. Ellers bliver det kunden, der undrer sig over, hvorfor et telefonopkald kostede en halv time.

2. Varsling før udløb

Ubrugte timer, der udløber uden varsel, giver dårlig stemning. Skriv i aftalen, at du giver besked, når saldoen er lav, og senest 30 dage før udløb. Det er også det bedste tidspunkt at sælge den næste pakke.

3. Hvordan kunden ser forbruget

Kunden har betalt på forhånd og vil gerne kunne se, hvad timerne er gået til. Aftal, om de får en opgørelse hver måned, når de beder om det, eller om de selv kan se saldoen i en kundeportal.

Hvad skal klippekortet koste?

De fleste giver 5 til 15 procent rabat, fordi kunden betaler på forhånd. Jo større pakken er, jo større rabat. Brug klippekort-prisberegneren til at finde pakkeprisen og den effektive timepris, før du skriver tallet ind i aftalen. Er du i tvivl om selve timeprisen, så start med timepris-beregneren.

Aftalen er det nemme. Saldoen er det svære

Et regneark med timer og restsaldo fungerer for én kunde. Med fem kunder og to medarbejdere går det galt: timer bliver ikke trukket, saldoen passer ikke, og kunden opdager det før dig.

I TimeTrack trækkes registreret tid automatisk fra kundens klippekort. Du får besked, når saldoen er lav, og kunden kan selv se forbrug og restsaldo i kundeportalen. Skabelonen dækker aftalen, og systemet holder styr på timerne bagefter.

Vil du læse mere om modellen, så se sådan sælger du klippekort og klippekort eller fastpris.