Billy + TimeTrack: Tidsregistrering der flyder direkte ind i din faktura

Problemet: To systemer der ikke taler sammen

Mange danske freelancere bruger Billy til regnskab og fakturering. Det er et godt valg — Billy er dansk, simpelt og dækker de fleste behov for en enkeltmandsvirksomhed.

Men Billy har ikke tidsregistrering. Det betyder at du registrerer dine timer ét sted (Excel, noter, et andet værktøj) og derefter manuelt overfører dem til en faktura i Billy. Det workflow har to problemer:

• Det tager tid — du skal åbne to systemer, finde de rigtige tal og taste dem ind manuelt
• Det giver fejl — en glemt time her, en afrundingsfejl der. Små ting der lægger sig sammen over tid

Løsningen: TimeTrack som front-end, Billy som regnskab

Idéen er enkel. Du registrerer al din tid i TimeTrack, og når du er klar til at fakturere, sender du timerne direkte til Billy som fakturalinje. Ingen copy-paste, ingen omregning.

TimeTrack håndterer det du gør dagligt: start/stop timer, tilknyt tid til kunder og projekter, hold styr på klippekort. Billy håndterer det du gør månedligt: send fakturaen, bogfør og hold styr på moms.

Opsætning: 3 trin til integration

Trin 1: Forbind din Billy-konto

I TimeTrack går du til Indstillinger → Integrationer → Billy. Klik "Forbind" og log ind med dine Billy-oplysninger. TimeTrack opretter en sikker forbindelse via Billys API — dine loginoplysninger gemmes ikke.

Trin 2: Match kunder

Når forbindelsen er oprettet, matcher du dine TimeTrack-kunder med de tilsvarende kontakter i Billy. Det gør du kun én gang per kunde. Fremover ved systemet hvem der er hvem.

Tip: Hvis kunden ikke findes i Billy endnu, kan du oprette dem direkte fra TimeTrack. Kundedata (navn, CVR, adresse) synkroniseres begge veje.

Trin 3: Vælg faktureringsflow

Du bestemmer selv hvornår timer sendes til Billy. De fleste freelancere bruger én af to modeller:

• Ugentlig: Hver fredag gennemgår du ugens timer og sender dem samlet til Billy
• Pr. projekt: Når et projekt er afsluttet, sender du alle timer for det projekt som én faktura

Det daglige workflow

Når opsætningen er på plads, ser dit daglige flow sådan ud:

Morgen: Start timer

Du åbner TimeTrack, vælger kunden og projektet, og trykker "Start". Timeren kører i baggrunden mens du arbejder. Skifter du opgave, stopper du og starter en ny timer.

Fredag: Gennemse og fakturér

Du åbner ugerapporten i TimeTrack. Alle dine registreringer er samlet per kunde og projekt. Du tjekker at alt ser rigtigt ud, og klikker "Opret faktura i Billy".

TimeTrack opretter en faktura-kladde i Billy med alle timerne som linjer — komplet med beskrivelse, antal timer og beløb. Du gennemser kladden i Billy og sender den.

3 typiske fælder (og hvordan du undgår dem)

1. Glemte timer

Den hyppigste fejl er timer der aldrig bliver registreret. Et hurtigt telefonopkald, en email-udveksling der tager 30 minutter, et uplanlagt møde. Brug TimeTracks timer konsekvent — også til de små ting.

2. Forkerte satser

Tjek at dine timesatser i TimeTrack matcher det du har aftalt med kunden. Hvis du har forskellige satser for forskellige opgavetyper, brug separate projekter med individuelle satser.

3. Manglende moms

Billy håndterer moms automatisk, men sørg for at dine fakturalinjer fra TimeTrack har den korrekte momskode. Standardsatsen på 25% passer i de fleste tilfælde — men EU-kunder og eksportydelser kræver specielle momskoder.

Hvad du vinder

• Ingen manuel indtastning af timer i Billy
• Færre fejl — tallene overføres automatisk
• Hurtigere fakturering — fra dage til minutter
• Komplet sporing fra tidsregistrering til betaling
• Kunden får detaljerede timerapporter med fakturaen

Bruger du Dinero eller e-conomic?

TimeTrack har også integrationer til Dinero og e-conomic. Workflowet er det samme — registrér tid, gennemse og send til dit regnskabsprogram. Vælg det der passer til din virksomhed.