Tidsregistreringslov i Danmark: Hvad du skal vide som freelancer

Hvad handler loven om?

Den 1. juli 2024 trådte den danske tidsregistreringslov (L68) i kraft. Loven implementerer en EU-dom fra 2019, som slog fast at alle EU-medlemsstater skal sikre, at arbejdsgivere registrerer deres medarbejderes daglige arbejdstid.

Formålet er at beskytte medarbejdere mod overarbejde og sikre overholdelse af reglerne om hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid. Loven ændrer den danske arbejdstidslov og stiller konkrete krav til, hvad der skal registreres, og hvordan.

Hvem er omfattet af loven?

Loven gælder primært for arbejdsgivere med ansatte. Det er arbejdsgiverens pligt at sørge for, at der findes et pålideligt system til registrering af medarbejdernes arbejdstid.

Som selvstændig freelancer uden ansatteer du ikke direkte omfattet af lovkravene. Du har ingen medarbejdere at beskytte, så loven pålægger dig ikke nogen pligt.

Men der er vigtige undtagelser:

• Har du ansatte eller underentreprenører? Så skal du registrere deres arbejdstid. Også selv om du kun har én deltidsansat.
• Arbejder du som konsulent hos en kunde?Kunden (som arbejdsgiver) kan kræve at du registrerer tid i deres system som del af deres compliance.
• Er du "selvtilrettelægger"? Visse medarbejdere med selvtilrettelagt arbejdstid kan være undtaget, men det gælder kun reelle ledelsesstillinger med fuld autonomi.

Hvad skal registreres?

Loven kræver at arbejdsgiveren registrerer den daglige arbejdstidfor hver medarbejder. Registreringen skal være:

• Tilgængelig for medarbejderen — den ansatte skal kunne se sin egen registrering
• Opbevaret i 5 år— efter referenceperiodens udløb
• Pålidelig— systemet skal være objektivt og tilgængeligt

Loven specificerer ikke hvordantiden skal registreres. Det kan være digitalt, på papir eller i et tidsregistreringssystem. Men et digitalt system gør det langt nemmere at overholde opbevaringskravene.

Konsekvenser ved manglende registrering

Arbejdstilsynet fører tilsyn med overholdelsen. Hvis en arbejdsgiver ikke har et system til tidsregistrering, kan det føre til:

• Påbud om at etablere et registreringssystem
• Bøder ved gentagne overtrædelser eller manglende efterlevelse af påbud
• Bevismæssige ulemper i sager om overarbejde eller hviletidskrænkelser

Selv om sanktionerne ikke er drakoniske, er det en reel risiko at ignorere loven — særligt hvis du har ansatte og der opstår en tvist om arbejdstid.

Hvorfor freelancere alligevel bør registrere tid

Selvom loven måske ikke direkte pålægger dig noget, er der gode grunde til at registrere tid som freelancer:

• Kundekrav— mange virksomheder kræver dokumentation for timer brugt, særligt ved klippekort og retaineraftaler
• Faktureringsgrundlag— præcis tidsregistrering giver et stærkere grundlag når du fakturerer
• Skat og moms — SKAT kan bede om dokumentation for dit arbejde ved revision
• Selvindsigt— du får overblik over hvor din tid går, og om dine projekter er rentable
• Fremtidssikring— hvis du får ansatte eller underentreprenører, har du allerede et system på plads

Praktiske tips til compliance

1. Vælg et digitalt system

Et digitalt tidsregistreringssystem sikrer automatisk opbevaring, er tilgængeligt for medarbejdere og kan generere rapporter til Arbejdstilsynet. Excel kan bruges, men det er sværere at vedligeholde over 5 år.

2. Registrér dagligt

Loven kræver daglig registrering. Det er også langt mere præcist end at rekonstruere en hel uge fredag eftermiddag. Brug en timer der kører mens du arbejder, så slipper du for at huske.

3. Dokumenter også pauser

Reglerne om hviletid kræver mindst 11 timers sammenhængende hvile i døgnet og ét ugentligt fridogn. Et system der registrerer start- og sluttidspunkt kan automatisk dokumentere at disse regler overholdes.

4. Opbevar data sikkert

Tidsregistreringsdata er persondata og skal behandles efter GDPR. Sørg for at dit system har ordentlig adgangsstyring og at data opbevares sikkert i mindst 5 år.

Hvordan TimeTrack hjælper

TimeTrack er bygget til danske freelancere og små virksomheder. Systemet understøtter de krav som tidsregistreringsloven stiller:

• Daglig tidsregistrering med timer, manuel indtastning eller kalendervisning
• Fuld historik over alle registreringer — opbevaret så længe du har brug for det
• Rapporter og eksport til dokumentation over for Arbejdstilsynet eller SKAT
• Kundeportal så kunder og medarbejdere kan se deres egne registreringer
• Sikker opbevaring med adgangsstyring og kryptering