Tidsregistreringslov i Danmark: Hvad du skal vide som freelancer

Hvad handler loven om?

Den 1. juli 2024 trådte den danske tidsregistreringslov (L68) i kraft. Loven implementerer en EU-dom fra 2019, som slog fast at alle EU-medlemsstater skal sikre, at arbejdsgivere registrerer deres medarbejderes daglige arbejdstid.

Formålet er at beskytte medarbejdere mod overarbejde og sikre overholdelse af reglerne om hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid. Loven ændrer den danske arbejdstidslov og stiller konkrete krav til, hvad der skal registreres, men ikke til metoden.

Hvem er omfattet af loven?

Loven gælder primært for arbejdsgivere med ansatte. Det er arbejdsgiverens pligt at sørge for, at der findes et pålideligt system til registrering af medarbejdernes arbejdstid.

Som selvstændig freelancer uden ansatte er du ikke direkte omfattet af lovkravene. Du har ingen medarbejdere at beskytte, så loven pålægger dig ikke nogen pligt.

Men der er vigtige undtagelser:

• Har du ansatte? Så skal du registrere deres arbejdstid. Også selv om du kun har én deltidsansat.
• Arbejder du som konsulent hos en kunde? Kunden kan kræve, at du registrerer tid i deres system, men det er et krav i jeres aftale, ikke i loven.
• Er du "selvtilrettelægger"? Medarbejdere, hvis arbejdstid ikke måles eller fastsættes på forhånd, eller som selv fastsætter den, kan være undtaget fra dele af loven. Det skal stå i ansættelseskontrakten, og undtagelsen er snæver.

Hvad skal registreres?

Loven kræver at arbejdsgiveren registrerer den daglige arbejdstid for hver medarbejder. Registreringen skal være:

• Tilgængelig for medarbejderen — den ansatte skal kunne se sin egen registrering
• Opbevaret i 5 år — efter referenceperiodens udløb
• Pålidelig — systemet skal være objektivt og tilgængeligt

Loven specificerer ikke hvordan tiden skal registreres. Det kan være digitalt, på papir eller i et tidsregistreringssystem. Men et digitalt system gør det langt nemmere at overholde opbevaringskravene.

Konsekvenser ved manglende registrering

Loven har ingen bødebestemmelse, og der kan ikke tilkendes godtgørelse alene for manglende registrering. Men mangler registreringen, kan det få processuel skadevirkning for arbejdsgiveren, som står svagt i en tvist om overarbejde eller hviletid.

Den fulde gennemgang af reglerne med henvisninger til lovteksten finder du i vores guide til lovkrav om tidsregistrering af medarbejdere.

Hvorfor freelancere alligevel bør registrere tid

Selvom loven måske ikke direkte pålægger dig noget, er der gode grunde til at registrere tid som freelancer:

• Kundekrav — mange virksomheder kræver dokumentation for timer brugt, særligt ved klippekort og retaineraftaler
• Faktureringsgrundlag — præcis tidsregistrering giver et stærkere grundlag når du fakturerer
• Skat og moms — SKAT kan bede om dokumentation for dit arbejde ved revision
• Selvindsigt — du får overblik over hvor din tid går, og om dine projekter er rentable
• Fremtidssikring — hvis du får ansatte eller underentreprenører, har du allerede et system på plads

Praktiske tips til compliance

1. Vælg et digitalt system

Et digitalt tidsregistreringssystem sikrer automatisk opbevaring, er tilgængeligt for medarbejdere og kan dokumentere arbejdstiden, hvis der opstår en tvist. Excel kan bruges, men det er sværere at vedligeholde over 5 år.

2. Registrér dagligt

Loven kræver et system, der kan måle den daglige arbejdstid. Registrér gerne løbende, så du ikke skal rekonstruere en hel uge fredag eftermiddag. Brug en timer der kører mens du arbejder, så slipper du for at huske.

3. Dokumenter også pauser

Reglerne om hviletid kræver mindst 11 timers sammenhængende hvile i døgnet og ét ugentligt fridogn. Et system der registrerer start- og sluttidspunkt kan automatisk dokumentere at disse regler overholdes.

4. Opbevar data sikkert

Tidsregistreringsdata er persondata og skal behandles efter GDPR. Sørg for at dit system har ordentlig adgangsstyring og at data opbevares sikkert i mindst 5 år.

Hvordan TimeTrack hjælper

TimeTrack er bygget til danske freelancere og små virksomheder. Systemet understøtter de krav som tidsregistreringsloven stiller:

• Daglig tidsregistrering med timer, manuel indtastning eller kalendervisning
• Fuld historik over alle registreringer — opbevaret så længe du har brug for det
• Rapporter og eksport til dokumentation over for medarbejdere, kunder eller SKAT
• Kundeportal så kunder og medarbejdere kan se deres egne registreringer
• Sikker opbevaring med adgangsstyring og kryptering